2019.10.24【入社前にチェック】転職時に必要な書類と入社前の準備リスト

転職時に必要な書類と入社前の準備リスト

入社前にやるべきことは意外と多い

無事に転職先が決まったら、今度は入社に備えて準備が必要です。事前に揃えておく書類、転職先に事前に確認しておくこと、出社初日の注意点など、気をつけなければいけないことは以外と多いもの。とくに初めて転職する方などは、不安に思うことも多いと思います。入社当日に慌てないよう、事前に確認しておきましょう。

転職時、必要になる書類って?

入社する際には、転職先企業にさまざまな書類を提出します。企業によって提出する書類も異なるので、あらかじめ採用担当者に確認しておきましょう。

①ほとんどの企業で提出が必要な3つの書類

 年金手帳  厚生年金に加入する手続きに必要
雇用保険被保険者証 雇用保険に加入する手続きに必要
 源泉徴収票 年内に転職した場合、年末調整のため必要

1.年金手帳

厚生年金への加入が必要なため、年金手帳を提出します。なかには、基礎年金番号が分かればコピーでもOKという企業もありますが、原本を提出することが多いです。前職の職場で保管されていた場合は、退職時に返却されます。もし自分で管理していて紛失してしまった場合は、社会保険事務所で再発行してもらいましょう。

2.雇用保険被保険者証

雇用保険に加入する手続きに必要です。企業で保管しているケースが多く、退職時に返却されます。紛失してしまった場合いは、前職の事業所を管轄するハローワークで再交付の手続きを行ってください。

3.源泉徴収票

源泉徴収票は前職の企業から退職時に受け取ります。年内に転職した場合、年末調整のため必要です。年をまたいで転職した場合は、一般的には提出を求められません。

②転職先の企業から渡され、記入することが多い3つの書類

扶養控除等(異動)申告書 控除を受けるのに必要。扶養家族の有無に関わらず提出する必要あり。
健康保険扶養者異動届 転職先企業の健康保険に加入するため、扶養家族がいる方は提出が必要
給与振込先の届出書 給与の振込に使用する口座番号などを記載する書類。なかには銀行通帳のコピー(支店名や口座名が記載されたページ)を求める企業もあり

1.扶養控除等(異動)申告書

扶養控除や配偶者控除など、控除を受けるのに必要な書類です。扶養家族の有無に関わらず提出します。

2.健康保険扶養者異動届

転職先企業の健康保険に加入するため、扶養家族がいる方は提出が必要です。また、転職まで期間があき、これまで国民健康保険に加入していたという方は、自身での脱退の手続きが必要です。手続きの場所はお住まいの市区町村の担当窓口、または郵送でも可能です。脱退を忘れると国民健康保険と新しい会社の健康保険、二重で払うことになるので注意しましょう。

3.給与振込先の届出書

給与の振込に使用する口座番号などを記載する書類です。なかには銀行通帳のコピー(支店名や口座名が記載されたページ)を求める企業もあります。

③企業によっては提出が必要になる書類

健康診断結果 入社前に健康診断結果の提出を求める企業もあり。企業によっては指定の医療機関があることも。
住民票記載事項証明書 住所確認のため提出を求められるケースあり。
入社誓約書/入社承諾書 正式に内定したことを示す書類。
身元保証書 身元保証書とは保証人がその人の素性を証明し、万が一のことがあった際に賠償責任を負うことを示す書類。
免許・資格に関する証明書 転職先の企業や業種によっては、業務に必要となる「免許証」や「資格取得証明書」などの提出を求められるケースあり。

その他、企業によっては提出が求められる書類もあります。ここでは一例を紹介します。

健康診断結果

入社前に健康診断結果の提出を求める企業もあります。企業によっては指定の医療機関があることも。結果の受け取りまでには日数がかかるので、余裕を持って受診しましょう。なお、「3ヶ月以内の診断結果」「指定された項目を満たしている」など、条件に合致すれば、前職の健康診断結果でも認められるケースがあります。

住民票記載事項証明書

住所確認のため提出を求められることがあります。以前は住民票そのものを提出していましたが、現在では個人情報保護のため、住民票記載事項証明書を提出することが増えているようです。

入社誓約書/入社承諾書

正式に内定したことを示す書類です。就業規則や就業条件などが書かれています。履歴書・職務経歴書に偽りがない旨の文章などが記載されていることも。内容をしっかり確認し、署名・捺印して提出しましょう。

身元保証書

身元保証書とは保証人がその人の素性を証明し、万が一のことがあった際に賠償責任を負うことを示す書類です。保証人は多くの場合2人必要で、所得があり成人している家族・親族に依頼するのが一般的です。

免許・資格に関する証明書

転職先の企業や業種によっては、業務に必要となる「免許証」や「資格取得証明書」などの提出を求められます。

入社前にやっておくべき3つのこと

挨拶や自己紹介の準備 入社日は挨拶や自己紹介が必要。自己紹介は短く簡潔に、聞き取りやすい声でハッキリと、笑顔で話すようにしましょう。
転職先の予備知識学習 職先の企業での業務に関する予備知識を身につけておくと、入社後の業務がスムーズになります。
転職初日の出社日時と服装を確認 初日からの遅刻やギリギリの出勤は厳禁。早すぎる出社は必要ありませんが、始業時間は定められていても、社風もさまざまです。初日は何時頃に出社すべきか、採用担当者にあらかじめ確認しておきましょう。

①挨拶や自己紹介の準備

入社日は挨拶や自己紹介が必要になります。どのようなことを話すか考えておくと、当日スムーズです。自己紹介は短く簡潔に、聞き取りやすい声でハッキリと、笑顔で話すようにしましょう。今後一緒に働く人たちなので、好感を持ってもらえるよう意識してください。

名前のほか、前職での仕事内容や趣味なども簡単に付け加えると、興味をもってもらいやすくなります。自慢と思われてしまうこともあるので、前職での実績などをアピールするのは避けた方が良いでしょう。

②転職先の予備知識学習

転職先の企業での業務に関する予備知識を身につけておくと、入社後の業務がスムーズになります。取り扱うサービスや商品についての知識、取引先の会社名や営業所などはチェックしておきましょう。就業規則も併せて確認しておき、職場のルールを頭に入れておきましょう。

また、自身の業務に関する知識・スキルを磨いておくことも大切です。経験者として採用された場合は即戦力として期待されているでしょうし、未経験採用だったとしても、なるべく早く新しい職場で活躍するためには、積極的に取り組む姿勢を持ちたいもの。とくに試用期間がある方は本採用を掴むためにも努力は欠かせません。入社後、業務についていけない…などとならないよう、スキルアップに努めましょう。

③転職初日の出社日時と服装を確認

初日からの遅刻やギリギリの出勤は厳禁。早すぎる出社は必要ありませんが、始業時間は定められていても、社風もさまざまです。初日は何時頃に出社すべきか、採用担当者にあらかじめ確認しておきましょう。

企業によってはスーツ、ビジネスカジュアル、オフィスカジュアルなど、服装の指定があります。また、制服や作業服などが用意される企業でも、シャツや靴などの色などに決まりがあるケースも。不明点は事前に確認し、必要であればあらかじめ買い揃えておきましょう。

初日は自己紹介や社内見学、挨拶回りなど、人に見られるシーンが多くなります。清潔感のある服装・身だしなみを心がけてください。まわりの社員がどのような服装をしているか、初日にチェックしておくのもオススメです。その他にも、社員証入れや文具など業務に必要となる備品があれば、揃えておきましょう。

【まとめ】入社後に慌てないよう、事前準備はしっかりと

気持ちに余裕を持って入社日を迎えるためには、事前にやっておくべきことを整理すると共に、入社初日の注意点を頭に入れておくことが大切。チェックリストを作成するのもオススメです。わからない点は早めに採用担当者に確認し、当日慌てないように準備しておきましょう。