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2019.03.14そのまま使える!内定承諾書の添え状<無料ダウンロード>と郵送方法

そのまま使える!内定承諾書(入社承諾書)の添え状テンプレート【ダウンロード】と、郵送方法(入れ方、封筒の書き方など)を解説します。
※添え状(送付状)とは:書類の内容・中身の概要を示すもの。
※「内定承諾書の添え状はいらない」は間違い:ビジネス上で書類を送るときには、添え状をつけるのが社会人としてのマナーです。

―目次―

1.内定承諾書の添え状【ダウンロード】とポイント

2.≪より丁寧な印象に!内定承諾書の添え状を手書きで書く場合(見本)≫

3.内定承諾書と添え状の郵送方法(入れ方、封筒の書き方など)


 

1.内定承諾書の添え状(テンプレート)

ダウンロードはこちら(クリック)

■宛名について

社名や部署名の後につける敬称は「御中」、担当者など個人名の後につける敬称は「様」です。

例:『人事部 △△課 山田 花子様(苗字しか分からない場合は「採用担当 山田様」でもOK)
<担当者名が不明な場合:〇〇部〇〇課 採用ご担当者様

「〇〇株式会社御中 △△様」のようにどちらも併用して使うことはないので注意しましょう。

Q&A:「内定先企業から届いた通知書類に、社長名が記入されていました。この場合は、内定承諾書の宛名を社長名にして書くべき?」
→基本的には、内定承諾書など、採用書類の手続きを担当される方宛に送ります。内定先企業から郵送されてきた封筒などに、担当者のお名前が記載されていないか確認しましょう。担当者が不明な場合は「採用ご担当者様」でOKです。

 

【ポイントまとめ】

ポイント①:添え状の用紙サイズは、内定承諾書と同じサイズにする
→最近は、A4サイズの企業がほとんどですが、内定承諾書と添え状の用紙のサイズが同じになるように、確認しておきましょう!

ポイント②:日付は書類を書いた日にする

ポイント③:添え状には時候の挨拶を入れる(1月~12月)
<例>1月:拝啓 新春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
2月:向春の候 3月:早春の候 4月:桜花の候 5月:葉桜の候
6月:入梅の候 7月:盛夏の候 8月:残暑の候 9月:初秋の候
10月:秋冷の候 11月:晩秋の候 12月:初冬の候

2.≪より丁寧な印象に!内定承諾書を手書きで書く場合(見本)≫

「より丁寧な印象になる」よいうことで、内定承諾書の送付状を手書きで作成したい方へ、見本(縦書き)とマナーをご紹介します。

ポイント①用紙サイズは内定承諾書と同サイズもしくは1サイズ小さい用紙にする

ポイント②添え状の紙は、コピー用紙でもOK!
→上質紙だと、より印象が良くなりオススメです。

3.内定承諾書の郵送方法

 

【1】無色透明のクリアファイルに、①添え状が一番上にくるように、②内定承諾書 ③その他書類の順番で入れていきます。

【2】書類を封筒に封入します。
※基本的に、添え状の表面と封筒の表面を合わせて入れること

【3】封筒の宛名に誤字や脱字がないか必ず読み直し、「御中・様」の使い分けのルールが守れているか再度確認を行います。

■社名や部署名の後につける敬称は「御中」

■担当者など個人名の後につける敬称は「様」

→※「〇〇株式会社御中 △△様」のようにどちらも併用して使うことはないので注意しましょう。

【4】封筒の裏面左下には自分の名前と住所を記入します。
【5】のりでしっかりと閉じて、封字の「〆」を記します。これは「途中で開封されていない」ことを表すマークで、「×」と間違えやすいので注意しましょう

【ポイント】

ポイント① 封筒の色は白色で!
返信用の封筒が同封されている場合はそれを使い、返信用の封筒がないときは白い封筒を準備します。一般に茶色の封筒は正式書類には向かないとされるので、避けたほうが無難。


ポイント②
 封筒のサイズは角形封筒がおすすめ

封筒の準備は、実際に承諾書が送られてきてサイズを確認してからすると良いでしょう。封筒の形は長形ではなく、書類を折らずに入れられる角形封筒がおすすめ。封筒の種類に迷ったら、中身が透けないように加工されたものや、防水加工のものを選んでみてはいかがでしょうか。

まとめ

内定受諾書は内定を決める誓約書であり、その企業に入社することを意思表示するとても大切な書類です。書類を受け取る側の人にとっては、封筒や書類一つで相手の印象が変わるということを忘れない様にしておきましょう。

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