2019.09.30“ちょっと”の修正が内定に導く!? 書類選考通過の秘訣!

書類選考通過のポイント

目次

1.最初の関門「書類審査」の目的は?
2.書類選考に落ちる4つの理由
3.書類選考を通過するポイント
4.【まとめ】応募書類は「自分の分身」だと心得る

最初の関門「書類審査」の目的は?

多くの企業で設けている「書類選考」。職種や業種によっても異なりますが、書類選考の通過率は30%前後と言われていて、求職者が最初にぶつかる壁となっています。

書類選考のいちばんの目的は「応募者の絞り込み」です。応募者全員と面接をするのは多くの時間と労力がかかるため、事前に候補者を絞り込んでいます。

ほとんどの企業で応募時に必要な履歴書と職務経歴書ですが、実は「落ちやすい書類」には特徴があります。書類選考で一度不採用だった企業でも「応募書類を作り直したら通過した」という事例は少なくありません。書類審査を通過するためのポイントをチェックしていきましょう。

書類選考に落ちる4つの理由

理由1:書き方が基本的なルールに反している

履歴書や職務経歴書には、最低限知っておくべき書き方のルールがあります。いかに書類の内容が良くても、ルールが守られていなければ印象を悪くしてしまうでしょう。

また、証明写真は第一印象につながる重要なポイント。だらしない身なりの写真や使い回しの写真では、マイナスイメージを与えてしまいます。

理由2:応募書類が読みにくい

採用担当者が応募書類に目を通す時間は、長くともせいぜい1分〜2分程度。ただでさえ短い猶予しかない中で、相手が読む気をなくすような書類ではやはり印象がよくありませんし、きちんと読んですらもらえないかもしれません。読みにくい書類はアピールポイントも伝わりづらく、損してしまう可能性もあります。

また、職務経歴書が4〜5枚にわたるなど、長すぎるのも良くありません。「要点を簡潔にまとめられない人物」という印象を持たれてしまいます。

理由3:企業が求める人物像とマッチしない

企業の求めるスキルや経験、人物像と、求職者のアピールポイントが合致していなければ、どんなに熱意を伝えても通過は難しくなります。例えば、リーダーシップを求める企業に対し、地道な作業が得意だとアピールしても効果は薄いでしょう。企業がどういった人材を求めているのか、自分にはどういった能力があるのか、きちんと把握しておく必要があります。

理由4:全体的に内容が薄い、客観性に欠ける

とくに職務経歴書を重視する企業は多く、書き方次第で与える印象に大きく差が出ます。事実だけを淡々と記載した書類では、採用担当者の印象には残りません。それどころか「意欲に欠ける」「プレゼンテーション能力が乏しい」とみなされるリスクさえあります。

また、志望動機や自己PRは、採用担当者の印象に残す重要な項目です。例えば志望動機が他社でも使いまわせるような内容では、あまり印象が良いとは言えません。「こういった仕事は誰にも負けない」といった自己主張ばかりで客観性に欠ける場合も、主観的な人物とみなされてしまいマイナス評価につながります。

書類選考を通過するポイント

ポイント1:基本的なルールをおさらいする

履歴書・職務経歴書の書き方は「知っているつもり」になっている方が意外と多くみられます。いつの間にか自己流のルールになっていないか、今一度確認してみてください。応募書類を郵送する場合はマナーのひとつとして、送付状を添えるのも忘れないようにしましょう。

証明写真は規定サイズになっているか、身なりは整っているかなどもチェックしてください。スピード写真は手軽で便利ですが、写真店でプロに撮影してもらうのがオススメです。

ポイント2:レイアウトは見やすく、文章は簡潔に

応募書類は読み手の立場になって作成することが大切です。採用担当者は応募書類をじっくり読むことは滅多にありません。わずかな時間のなかで「会ってみたい」と思ってもらえるかが明暗を分けます。

2-1:読みやすい工夫を取り入れる

職務経歴書はビジネス文書です。まずは相手に読んでもらえるよう、見やすいレイアウトを心がけます。フォントサイズを変える、カッコなどの装飾をつけるなど、読みやすい工夫を取り入れましょう。印刷する場合はレイアウト崩れや文字が切れていないかも確認してください。

2-2:なるべく箇条書きにする

だらだらと長い文章は読みづらく、内容が頭に入りにくいのでNG。一文は短めに、なるべく箇条書きで記載するのがポイントです。

また、誤字脱字、不自然な文章は書類全体の品質を下げます。文字の大きさや段落のつけ方などにも気を配り、作成後は念入りにチェックするようにしましょう。履歴書を手書きする場合は丁寧に書くよう心がけてください。

ポイント3:企業と自分を理解する

「応募企業のリサーチ」と「自己分析」は応募書類の作成に欠かせません。応募書類は人事担当だけでなく、募集部門の責任者もチェックするケースが多いです。同じ現場で働く責任者のことを意識して作成しましょう。

肝心なのは、企業が求める人物像に沿った書類を作成すること。企業をしっかりとリサーチし、求める人物像、企業側のニーズを把握しましょう。求める人物像を示すキーワードを組み込んでいくと効果的です。

また、自分にはどういった経験やスキル、知識があるか整理することも重要。自身の強みや長所をきちんと理解することでアピール力も上がります。

ポイント4:応募書類の内容を充実させ、説得力を持たせる

採用担当者はこれまでの経歴を「どう活かせるのか」という視点で書類を見ています。会いたいと思わせるカギは「こんなことを学んだ、知識がある」ではなく、「こんな経験がある、こんなことができる」とアピールすることです。

4-1:説得力のある「履歴書」を書くためには?

履歴書は学歴や職歴といった、バックグラウンドを伝えるための書類です。学歴と職歴の関連性は採用担当者がとくに気にするポイントなので、関連性が薄い場合などは職務経歴書で補足すると良いでしょう。

志望動機は応募企業をしっかりリサーチし、他社と差別化して書くことで説得力を持たせることができます。「志望する業界への興味・関心→その業界のどういった分野に強い御社で働きたい」といった流れで書くのがオススメ。このとき、企業と自身のキャリアの接点を打ち出すことがポイントです。「これまで何をやってきたか」「培った知識やスキルで何を実現したいのか」といった、ビジョンを明確にしましょう。

4-2:説得力のある「職務経歴書」を書くためには?

「職務経歴」には職務内容をはじめ、担当した顧客や製品、実績・成果などを項目ごとに書き出します。実績・成果については、自分の行動によってどのような結果をもたらしたのか、「数値化」するのがポイント。「年間●●万円以上のコストを削減」といったように、数値化することで客観性が生まれ、説得力が増します。

経験が浅く、実績が少ないという方は業務に対して「どのように取り組んできたのか」をアピールしましょう。仕事への意欲があり、創意工夫ができる人材であることを伝えることがポイントです。

「活かせる経験・知識・技術」には、自分の武器・できることを記載します。応募職種と関連性が高い項目から順番に書くと効果的です。

4-3:「自己PR」を書くコツ

自己PRは志望動機や職務経歴などに補足すべき内容を記載し、意欲を示す項目です。「今までやってきたこと」、「何ができるか」、「今後何をやりたいか・どう貢献できるか」を意識して記載しましょう。

4-4:「転職回数が多い」などマイナスな情報は、あらかじめ前向きな表現で理由を明記しておく

転職回数が多いと「すぐに辞めてしまうのでは…」という懸念材料になってしまいます。2社以上の転職をしている方は、転職理由を明記しましょう。その際、前向きな表現で記載するように心がけてください。

同様にキャリアが浅い、ブランクがあるなど、採用担当者が気にかける事柄については、あらかじめ記載しておくのがオススメです。

【まとめ】応募書類は「自分の分身」だと心得る

非常に多くの応募者に対応する採用担当者は、一目書類を見ただけでもある程度の人となりがわかります。応募書類は言うなれば「自分の分身」です。書き方によって、印象がプラスにもマイナスにも変化します。作成して終わらせず何度も見直して改良し、より自分の魅力が伝わる書類を目指しましょう。タイズでは応募書類の添削を実施しています。なかなか書類選考が通過しないと悩んでいる方は、ぜひ一度ご相談ください。